学協ルーム

私が気になることあれこれ

ビジネス文書の「送付状」はいらないと思うので代替アイデアを考えました

お題「お気に入りの文房具」

 

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お題スロットで「お気に入りの文房具」として

コクヨドットライナー(貼ってはがせるタイプ)を選んだところ,

 

私が事務仕事で日頃感じていて,ぜひ提案したいことに行き当たりました。

 

*ビジネス文書の「送付状」っていらなくない?

 

ってことです。

 

見積書,請求書,納品書とか,定期報告書などなど

毎月ルーティンで同じ宛先に送る文書には送付状いらないんじゃないかなー。

 

私の場合は受け取った送付状は特別な個人情報が入っていない限りは

裏紙として社内用のプリント用紙にします。

が,そもそも入っていなければいいことなんですよね。

A4の紙一枚が余分に使われている気がしてならない。

 

 特別エコを気にしているわけでもないのですが,

 さすがに裏紙にしてもシュレッダーにしても結局はゴミとしてかさばる。

封入する側としてもパッと封筒に入れて出したいのに,プリントして折ってと

一手間かかる。

 実際,送付状1枚追加することによって郵便代が1ランクあがることもあるし。

 

 ここで心に引っかかるのが送付状を「ゴミ」「無駄」と言ってしまうことに対する

申し訳なさ・・・

 

 元々気遣いとか,そういう要素もあるものなのできっぱりと

「無駄でしょ」

とは言いにくいんですよねぇ。

 

 (あとビジネス的には「封入した書面の種類を特定して双方確認しあう」みたいな

意味合いもあるのだと思いますが,

 でも封入漏れがあるないとかで大問題になるとかあんまり考えられないのと

それくらい重要だと受領証をもらうようにするから,これにはあまり深い意味はないかも,と思います。)

 

 で,やっぱり残るは心遣いの問題ですが,

 これはもう,双方のコミュニケーションの問題なので担当者同士に

「送付状がなくても無礼だなんて思いませんよ」

という合意があればナシで済ませるまで,ですよね。

 

 でも仕事だとそれほど相手先担当者と親しいわけでもないし,わざわざ電話で「これから送付状やめませんか?」なんて議題を提示するでもないので,

 たかだかA4一枚入れとくか,となりがちです。

 

 そこで最近,私は何度かやりとりをしている相手先には送付状を入れずにふせんを付けることが多いです。

 「お世話になります。よろしくお願いします。日付+名前」

 を書いて,書類の端に貼る。

 

 しかしここでの問題として,

 「お世話になります。よろしくお願いします。日付+名前」

 を,何回も小さなふせんに手書きするのって結構手間じゃないですか??

 それが,何十となったらさすがにこれはこれで時間がかかって,

 じゃあA4の送付状をプリントするのがいいじゃないか,っていう話になります。

 

 ここで!

 出番なのが

 

 

コクヨドットライナー(貼ってはがせるタイプ)☆

 

 

公式な製品のご紹介を→

商品ラインアップ|ドットライナー|商品情報|コクヨ ステーショナリー

今回の”推し”は黄色い「貼ってはがせるタイプ」です。

 

何がいいかというと,「ふせんを自分で作れる」こと。

実際,紙のはしきれがふせんになるってすごい便利です。

 

 1.ふせんを買うより安い→紙代とドットライナー代をセンチで計って金額を出したりしてないので一概には言えないかもしれないけれど,おそらくはかなり安い。

 

 2.サイズのカスタマイズ可能→とにかく自分の好きな大きさ,形のふせんが作れる。

 

 3.予め印刷が可能→ふせんによく書く言葉「お願いします」「ありがとう」などを紙にたくさんプリントしておけば,あとは貼るだけ!

 

私が一番いいなーと思うのは「3」です。

 

これを最初に長々と書いた「送付状はいらないと思う」に使います。

 

手っ取り早く,私の使用例をご覧ください。

 

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と,こんな感じです。

右上の黄色いのが普通の紙に予め印刷したものを切って,

ドットライナーで貼り付けました。

 

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↑ こんなふうに事前に作成。

 

 これ,たいしたアイデアでもないことはわかっているのですが,

思う以上に業務手間はすごく省けますよ。

 そして受け取った人も,気は遣ったんだな,と推測できるので

失礼と受け取られることはないと思います。

 

加えて,このふせんの形も文面も自由自在なので

いくつかバージョンを作って印刷しておけば効率UPです。

社内用や自分のやることリストなど,アレンジは結構できますよね。

 

そしてドットライナーのいいところは

「好きな範囲にライナーを引ける」ことでもあって,

メモ(ふせん)の端から端まで引けばヒラヒラしないし(これ大事!)

片方だけとか上だけとか・・・自在です。

 

 ぜひおすすめ,

 というか,この記事はどちらかっていえばビジネスにおける,言ってしまえば無駄ってあるよなー,

 でもそこにある従来からの心遣いを残しつつ,現代の便利グッズと融合させて

うまくいったらいいよなーということを言いたかったのでした。

 これはこれで他にもネタがたくさんありそうですね。

 読んでいただきありがとうございました_(._.)_

 

 

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